Varausohjeet, hinnat ja ehdot
Näiltä sivuilta löydät tilojen hinnat sekä hintoihin ja vuokraukseen liittyviä ehtoja ja ohjeita.
Näin varaat kokous- tai tapahtumatilan
- Alustavan varauksen tekeminen on helpointa suoraan varauskalenterimme kautta. Siirry varauskalenteriin tämän linkin kautta.
- Käsittelemme varauspyynnöt manuaalisesti ja saapumisjärjestyksessä. Lähetämme alustavan varauksen tehneille kattavan infopaketin tilaisuuden järjestelyjen tueksi. Alustava varaus on voimassa aina kuluitta kaksi viikkoa, jonka jälkeen varaus tulee vahvistaa tai mitätöidä.
- Kun olet vahvistanut varauksen meille, lähetämme laskun varausmaksusta postitse. Loppulaskun lähetämme noin kuukausi ennen tilaisuutta. Loppulaskun mukana laskutetaan myös muut tilatut lisäpalvelut.
Tilaisuuden järjestäjän kannattaa huomioida, että Suomenlinna on sekä elävä kaupunginosa asukkaineen ja tapahtumineen että suosittu nähtävyys sesonkiajan matkailijoineen. Ulkoalueita ei rajata asiakkaan yksityiseen käyttöön.
Varausehdot
Suomenlinna on historiallinen merilinnoitus ja Unescon maailmanperintökohde. Se tarjoaa mieleenpainuvat puitteet kokouksille, juhlille ja erilaisille tapahtumille. Onnistuneiden tilaisuuksien varmistamiseksi on tilojen vuokraajille tehty seuraavat varausehdot ja ohjeet.
Tilan vuokraaja sitoutuu noudattamaan näitä varausehtoja ja -ohjeita. Suomenlinnan hoitokunnalla on oikeus pyytää vuokralaiselta lisätietoja hänen tilaisuuteensa liittyen. Suomenlinnan hoitokunnalla on oikeus olla hyväksymättä varauspyyntöä sekä perua varaus, jos ehtoja ei noudateta tai jos Suomenlinnan hoitokunnalla on syytä epäillä, että tiloja käytetään ehtojemme vastaisesti.
Suomenlinnassa tehdään jatkuvasti erilaisia restaurointitöitä linnoituksen säilyttämiseksi, niin ulko- kuin sisätiloissa. Työt pyritään toteuttamaan asiakkaita häiritsemättä. Juhlatilan ulkopuolella tai pienehköillä sisätiloissa toteutettavilla kunnostustöillä ei ole vaikutusta vuokra-aikaan tai tilavuokran määrään.
Suomenlinnan hoitokunta vuokraa ainoastaan tilan. Asiakas vastaa itse esimerkiksi pitopalvelun järjestämisestä. Tilaa ei saa vuokrata eteenpäin kolmansille osapuolille eikä käyttää kaupallisiin tarkoituksiin ilman Suomenlinnan hoitokunnan lupaa. Suomenlinnan kokous- ja juhlatiloja voi vuokrata ainoastaan 18-vuotta täyttäneet, luonnolliset henkilöt.
Suomenlinnan hoitokunnan vastuu tilavuokranantajana asiakkaalle aiheutuvista henkilövahingoista tai muulle irtaimelle omaisuudelle aiheutuneista vahingoista määräytyy yleisten vahingonkorvausta koskevien periaatteiden mukaisesti.
Asiakas on vastuussa vahingosta, jonka hän tai hänen vieraansa aiheuttavat henkilöille, rakennuksille, huonekaluille tai vuokratun tilan muille varusteille. Tilalle tai sen varusteille aiheutuneet vahingot Suomenlinnan hoitokunta laskuttaa asiakkaalta toteutuneiden kustannusten sekä kulloinkin voimassa olevan hinnastonsa mukaisesti.
Tilojen ja pintojen suojelu
Kaikki Suomenlinnan rakennukset ja kulttuuriympäristö on suojeltu valtioneuvoston päätöksellä. Rakennusten ulko- ja sisäseiniin ei saa tehdä minkäänlaisia kiinnityksiä, teippauksia tai ripustuksia.
Sisätilojen koristeleminen on sallittu vain seinäpintoja vaurioittamatta. Teippien, sinitarran tms. käyttö on ehdottomasti kielletty. Tiloissa olevia koukkuja ja tankoja voi käyttää hyödyksi koristelussa. Koristeet sekä niiden kiinnikkeet tulee korjata pois tilaisuuden jälkeen.
Tapahtumatiloissa tai niiden edustalla ei saa heittää riisiä, ruusun terälehtiä, höyheniä, konfetteja tai sprayserpentiiniä. Sisätiloissa saippuakuplat ovat kielletty. Näiden tuotteiden käyttö lisää siivouskustannuksia sekä houkuttelee paikalle lintuja ja jyrsijöitä. Mikäli tuotteita on käytetty, veloitamme asiakkaalta siivouskulut.
Asiakas on vastuussa tilaisuuden osanottajien turvallisuudesta ja järjestyksenpidosta hänen käyttöönsä vuokratuissa tiloissa, niihin liittyvillä kulkureiteillä sekä ulkoalueilla. Jokaisessa tilassa on tilakohtainen poistumiskartta, johon tilan vuokraajan tulee tutustua.
Asiakkaan tulee huolehtia, että hänellä on kaikki tilaisuuden luonteen vaatimat viranomaisluvat ja vakuutukset. Tilaisuudesta tulee ilmoittaa etukäteen poliisille ja pelastusviranomaisille tilaisuuden luonteen näin vaatiessa ja asiakas vastaa, että tilaisuudessa on riittävä määrä järjestyksenvalvojia.
Kaikenlainen tulen käsittely on Suomenlinnassa kielletty. Ulkotulia ei saa käyttää eikä tiloissa saa polttaa kynttilöitä. Ainostaan sähköiset lyhdyt ja sähköiset kynttilät ovat sallittuja. Kielto koskee myös kaikkea pyrotekniikkaa, savukoneita ja sädetikkuja. Yksityisten ilotulitusten järjestäminen Suomenlinnassa on kielletty. Tupakointi on sallittu ainoastaan ulkona.
Ainoa poikkeus tähän sääntöön myönnetään ammattipitopalveluille lämpöhauteiden polttogeelin osalta. Ammattipitopalvelut voivat valvotusti käyttää polttogeeleillä toimivia lämpöhauteita tarjoilussa. Käyttö edellyttää henkilökunnan paikalla oloa, koko sen ajan kun polttogeeliä käytetään. Mikäli asiakas hoitaa ruokailun itse, voidaan käyttää ainoastaan sähköllä toimivia lämpöhauteita.
Juhlatilojen keittiöt ovat lämmityskeittiöitä. Kaikki paistaminen on kiellettyä. Liesituuletin tulee kytkeä päälle. Palohälyttimet historiallisissa tiloissa ovat herkät ja keittiön virheellinen käyttö saattaa aiheuttaa palohälytyksen.
Asiakkaan rikkoessa ohjeissa ja ehdoissa mainittuja vuokrausehtoja Suomenlinnan hoitokunnalla on oikeus laskuttaa asiakasta jälkikäteen sopimusrikosta. Sopimusrikoksi lasketaan muun muassa vuokra-aikojen ylitys, sekä huoltomiehen tai vartijan hälytyskäynti asiakkaan aiheuttamassa häiriötilanteessa. Paloturvallisuuteen liittyvistä rikkomuksista kuten kynttilöiden poltosta tai tupakoinnista veloitamme aina vähintään 600 €.
Kokousvarauksissa
• klo 8:00–16:00 tai 9:00–17:00 koko päivän varauksissa
• puolipäivävarauksissa 4 tuntia 8:00–17:00 välillä.
Juhlavarauksissa
• klo 10.00–01.00
Tapahtumavaraukset sopimusten mukaan.
Hälytykset kytkeytyvät päälle automaattisesti näiden aikojen mukaan, paitsi juhlatiloissa hälytykset kytkeytyvät päälle klo 02.00. Tilaisuuden valmistelu ja tilan tyhjentäminen tulee tapahtua vuokra-ajan puitteissa. Viimeinen lautta Suomenlinnasta lähtee klo 02.00, jolloin juhlatilojen tulee viimeistään olla tyhjänä. Tiloissa ei saa yöpyä.
Kovaäänisen musiikin tulee loppua Pirunkirkon, Tenalji von Fersenin ja Myllysalin juhlatiloissa klo 24.00 ja Ruutikellarissa klo 01:00. Tenalji von Fersenissä, Pirunkirkon juhlasalissa ja Myllysalissa ovet ja ikkunat tulee sulkea viimeistään klo 22.00.
Kaikki tästä poikkeavat ajat sekä kokoustilojen varauksiin ostettavat lisätunnit tulee sopia erikseen tilavuokran henkilökunnan kanssa.
Ulkona oleskelussa, musiikin soittamisessa ja tilaisuuden päättyessä tapahtuvassa tavaroiden pakkaamisessa ja pois kuljettamisessa tulee ottaa huomioon lähiasukkaiden yörauha klo 22.00–07.00. Ikkunat tulee sulkea viimeistään kello 22.00. Asuntojen pihat ja lähistöllä olevat kasvimaat ovat yksityisaluetta, jotka eivät ole kokous- tai juhlatilojen vuokraajien käytössä.
Tapahtumatiloihin ei kuulu ulkoalueita. Suomenlinnassa kaikki ulkona tapahtuva toiminta on luvanvaraista. Tämän takia esimerkiksi ulkona tapahtuvaa vihkimistä tai maljojen nostoa varten tilaisuuden järjestäjä tarvitsee Suomenlinnan hoitokunnan myöntämän luvan, tilan vuokraaja voi pyytää lupaa sähköpostitse tilavuokra@suomenlinna.fi. Ruoan valmistaminen tai kalusteiden vienti ulkotiloihin ei ole sallittua.
Tilan vuokra koostuu varaus- ja loppumaksusta. Kun asiakas vahvistaa alustavan varauksen, on varaus sitova. Lähetämme asiakkaalle tilan varausmaksusta laskun. Loppulasku lähetetään noin kuukautta ennen tilaisuutta. Alle 45 vrk ennen tilaisuutta tehdyissä varauksissa asiakkaalta laskutetaan tilavuokra kokonaisuudessaan yhdellä laskulla.
Suomenlinnan hoitokunnalla on oikeus perua varaus, mikäli maksuja ei ole kokonaisuudessaan maksettu eräpäivään mennessä. Huomioittehan, että laskun maksamatta jättäminen ei ole peruutus, vaan maksuvelvollisuus säilyy asiakkaalla.
Mikäli asiakas peruu varauksensa vähintään kuusi kuukautta ennen tilaisuutta, palautetaan maksetusta varausmaksusta 50 %. Alle kuusi kuukautta ennen tilaisuutta tapahtuvissa peruutuksissa varausmaksua ei palauteta.
Jos tilavuokra on kokonaisuudessaan, eli varaus- ja loppumaksu, maksettu etukäteen ja asiakas peruu varauksen vähintään kuukautta ennen tilaisuutta, palautetaan maksettu loppumaksu vähennettynä 34 euron toimistokuluilla. Tällöin asiakas menettää varausmaksun. Alle 30 vrk ennen tilaisuutta tapahtuvissa peruutuksissa mitään maksuja ei palauteta.
Tilojen vuokraan sisältyy siivous tilaisuuden jälkeen. Asiakkaan tulee viedä mennessään kaikki se, mitä on tuonut mukanaan, sekä roskat jätesäkeissä ulos jäteastioihin.
Tilaan jääneen huomattavan sotkun lisäsiivouksesta veloitetaan asiakkaalta kulloinkin voimassa olevan hinnastomme mukaisesti (alkaen 66 €/tunti). Asiakkaan tiloihin jättämien tavaroiden ja roskien siirtämisestä veloitetaan 160 €. Tämä koskee myös tilojen asiakasvarastoja. Tilaisuudesta aiheutuvat ympäristön siivouksen kulut veloitetaan asiakkaalta kulloinkin voimassa olevan hinnastomme mukaisesti (alkaen 66 €/tunti).
Asiakkaan aiheuttamassa häiriötilanteessa huoltomiehen hälytyskäynnistä veloitetaan kulloinkin voimassa olevan hinnastomme mukaisesti (alkaen 102 €/tunti).
Haluatko kysyä lisää tiloistamme? Ota yhteyttä tapahtumatilojen asiakaspalveluun verkkosivujemme lomakkeen kautta. Siirry lomakkeelle klikkaamalla tästä.