Tapahtumatilojen varausohjeet ja -ehdot

Suomenlinnan hoitokunta vuokraa ainoastaan tilan. Asiakas vastaa itse esimerkiksi pitopalvelun järjestämisestä. Tilaa ei saa vuokrata eteenpäin kolmansille osapuolil­le eikä käyttää kaupallisiin tarkoituksiin ilman Suomenlinnan hoitokunnan lupaa. Suomenlinnan kokous- ja juhla­tiloja voi vuokrata ainoastaan 18-vuotta täyttäneet, luonnolliset henkilöt.

Suomenlinnan hoitokunnan vastuu tilavuokran­antajana asiakkaalle aiheutuvista henkilövahingoista tai muulle irtaimelle omaisuudelle aiheutuneista vahingoista määräytyy yleisten vahingonkorvausta koskevien periaatteiden mukaisesti.

Asiakas on vastuussa vahingosta, jonka hän tai hänen vieraansa aiheuttavat hen­kilöille, rakennuksille, huonekaluille tai vuokratun kokous- tai juhla­tilan muille va­rusteille. Tilalle tai sen varusteille aiheutuneet vahingot Suomenlinnan hoitokunta laskuttaa asiakkaalta toteutuneiden kustannusten sekä kulloinkin voimassa olevan hinnastonsa mukaisesti.

Asiakas on vastuussa tilaisuuden osanottajien turvallisuudesta ja järjestyksenpi­dosta hänen käyttöönsä vuokratuissa tiloissa, niihin liittyvillä kulkureiteillä sekä ulkoalueilla. Jokaisessa tilassa on tilakohtainen poistumiskartta, johon tilan vuokraa­jan tulee tutustua.

Asiakkaan tulee huolehtia, että hänellä on kaikki tilaisuuden luonteen vaatimat viranomaisluvat ja vakuutukset. Tilaisuudesta tulee ilmoittaa etukäteen poliisille ja pelastus­viranomaisille tilaisuuden luonteen näin vaatiessa ja asiakas vastaa, että tilaisuudessa on riittävä määrä järjestyksen­valvojia.

Kaikenlainen tulen käsittely on Suomenlinnassa kielletty. Ulkotulia ei saa käyttää eikä tiloissa saa polttaa kynttilöitä. Ainostaan sähköiset lyhdyt ja sähköiset kynttilät ovat sallit­tuja. Kielto koskee myös kaikkea pyrotekniikkaa, savukoneita ja sädetikkuja. Yksityis­ten ilotulitusten järjestäminen Suomenlinnassa on kielletty. Tupakointi on sallittu ainoastaan ulkona.

Ainoa poikkeus tähän sääntöön myönnetään ammattipitopalveluille lämpöhauteiden polttogeelin osalta. Ammattipitopalvelut voivat valvotusti käyttää polttogeeleillä toimivia lämpöhauteita tarjoilussa. Käyttö edellyttää henkilökunnan paikalla oloa, koko sen ajan kun polttogeeliä käytetään. Mikäli asiakas hoitaa ruokailun itse, voidaan käyttää ainoastaan sähköllä toimivia lämpöhauteita.

Juhlatilojen keittiöt ovat lämmitys­keittiöitä. Kaikki paistaminen on kiellettyä. Liesituuletin tulee kytkeä päälle. Palohälyttimet historiallisissa tiloissa ovat herkät ja keittiön virheellinen käyttö saattaa aiheuttaa palohälytyksen.

Asiakkaan rikkoessa ohjeissa ja ehdoissa mainittuja vuokrausehtoja Suomenlinnan hoitokunnalla on oikeus laskuttaa asiakasta jälkikäteen sopimusrikosta. Sopimus­rikoksi lasketaan muun muassa vuokra-aikojen ylitys, sekä huoltomiehen tai vartijan hälytyskäynti asiakkaan aiheuttamassa häiriötilanteessa. Paloturvallisuuteen liitty­vistä rikkomuksista kuten kynttilöiden poltosta tai tupakoinnista veloitamme aina vähintään 600 €.

Kokousvarauksissa

• klo 8:00–16:00 tai 9:00–17:00 koko päivän varauksissa

• puolipäivävarauksissa 4 tuntia 8:00–17:00 välillä.

Juhlavarauksissa

• klo 10.00–01.00

Tapahtumavaraukset sopimusten mukaan.

Hälytykset kytkeytyvät päälle automaattisesti näiden aikojen mukaan, paitsi juhla­tiloissa hälytykset kytkeytyvät päälle klo 02.00. Tilaisuuden valmistelu ja tilan tyh­jentäminen tulee tapahtua vuokra-ajan puitteissa. Viimeinen lautta Suomenlinnasta lähtee klo 02.00, jolloin juhlatilojen tulee viimeistään olla tyhjänä. Tiloissa ei saa yöpyä.

Kovaäänisen musiikin tulee loppua Pirunkirkon, Tenalji von Fersenin ja Myllysalin juhlatiloissa klo 24.00 ja Ruutikellarissa klo 01:00. Tenalji von Fersenissä, Pirunkirkon juhlasalissa ja Myllysalissa ovet ja ikkunat tulee sulkea viimeistään klo 22.00.

Kaikki tästä poikkeavat ajat sekä kokoustilojen varauksiin ostettavat lisä­tunnit tulee sopia erikseen tilavuokran henkilökunnan kanssa.

Tapahtumatiloihin ei kuulu ulkoalueita. Suomenlinnassa kaikki ulkona tapahtuva toiminta on luvanvaraista. Tämän takia esimerkiksi ulkona tapahtuvaa vihkimistä tai maljojen nostoa varten tilaisuuden järjestäjä tarvitsee Suomenlinnan hoitokunnan myöntämän luvan, tilan vuokraaja voi pyytää lupaa sähköpostitse tilavuokra@suomenlinna.fi. Ruoan valmistaminen tai kalusteiden vienti ulkotiloihin ei ole sallittua.