Tietoturva ja henkilötietojen käsittely

Rekisterinpitäjä

Suomenlinnan hoitokunta
Suomenlinna C 40, 00190 Helsinki

Puhelin (vaihde): 0295 338 300,
Sähköposti: tietosuoja@suomenlinna.fi

Henkilötietojen käsittely

Suomenlinnan hoitokunta käsittelee toiminnassaan runsaasti henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelyä ja Suomenlinnan hoitokunnan tietosuojatoimintaa ohjaavat EU:n yleinen tietosuoja-asetus, kansallinen tietosuojalaki sekä tietosuojaan liittyvät kansalliset sekä EU-tason ohjeistukset.

Tietosuojatyössämme on keskeistä rekisteröityjen yksityisyyden suojasta huolehtiminen sekä rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen. Henkilötietoja, kuten muitakin Suomenlinnan hoitokunnan tietovarantoja, suojataan useilla tietoturvatoimenpiteillä. Tästä tietosuojaselosteesta saat tietoa siitä, mitä henkilötietoja sinusta toiminnoissamme käsitellään ja mitä oikeuksia sinulla on henkilötietojesi suhteen.

Käsitteet

• Henkilötieto tarkoittaa kaikkea tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyvää tietoa tai muuta tietosuojalainsäädännössä määriteltyä henkilötietoa.
• Rekisterinpitäjä tarkoittaa luonnollista henkilöä, oikeushenkilöä, viranomaista, virastoa tai muuta elintä, joka yksin tai yhdessä toisten kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja keinot, tai muuta tietosuojalainsäädännössä määriteltyä rekisterinpitäjää.
• Rekisteröity on henkilö, jonka henkilötietoja kerätään, säilytetään tai käsitellään.
• Henkilötietojen käsittelijä tarkoittaa luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä, viranomaista, virastoa tai muuta elintä, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.
• Tietosuojalainsäädäntö tarkoittaa Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR, 679/2016) ja muita soveltuvia tietosuojasäännöksiä sekä tietosuojaviranomaisen määräyksiä ja ohjeita.
• Käsittely tarkoittaa toimintaa tai toimintoja, joita toimittaja tekee asiakkaan lukuun sopijapuolten välisen sopimuksen perusteella ja joita kohdistetaan henkilötietoihin tai henkilötietoa sisältäviin henkilötietojoukkoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä tehden tai manuaalisesti, tai muuta tietosuojalainsäädännössä määriteltyä henkilötietojen käsittelyä.

Käsittelyn tarkoitukset

Käsittelyperusteet

Henkilötietoja voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakassuhteen toteuttaminen kokous- ja juhlatoimintojen vuokraustoiminnassa.
• Asiakassuhteen toteuttaminen asuntojen, toimitilojen sekä maa-alueiden sekä palstojen ja patioiden vuokraustoiminnassa ja kiinteistöjen ylläpidossa.
• Asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta.
• Käsittelyn turvallisuuden varmistaminen ja väärinkäytösten selvittäminen.

Oikeutettu etu

Käytämme henkilötietojasi oikeutettujen etujen toteuttamiseen, jos rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet eivät syrjäytä tällaisia etuja. Esimerkkejä oikeutettuun etuun perustuvasta henkilötietojen käsittelystä:

• Asiakassuhteen toteuttaminen vuokraustoiminnassa vuokralaisten ja vuokranantajien oikeuksien ja velvollisuuksien mahdollistamiseksi, toteuttamiseksi ja turvaamiseksi.
• Asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely.
• Kriisi- ja häiriöviestinnän toteuttaminen asukkaille.

Lakisääteinen velvoite

Laissa, säännöksissä ja viranomaisten päätöksissä määriteltyjen velvollisuuksien noudattaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä seuraavissa tilanteissa:

• Vuokraamistoiminnassa vuokranantajan ja vuokralaisten oikeuksien ja velvollisuuksien mahdollistamiseksi, toteuttamiseksi ja turvaamiseksi, kuten vuokrasopimusten säilytys lakisääteisen ajan.

Sopimus

• Vuokraustoiminta perustuu vuokranantajan ja vuokralaisen yhteiseen sopimukseen, jossa määritellään vuokraussuhteen ehdot.

Mistä tietoja kerätään

Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään vuokra-asuntohakemuslomakkeen ja vuokrasopimuksen sisältämien tietojen osalta. Henkilötietoja voidaan kerätä väestörekisteristä vuokra-asuntojen asukastietojen osalta. Luottotiedot tarkistetaan Intrum Justitia Oy:n luottorekisteristä.

Mitä tietoja käsitellään

Suomenlinnan hoitokunta voi käsitellä seuraavia henkilötietoja kokous-, juhla- ja tapahtumatilojen varaajista, vuokralaisista, kanssavuokralaisista ja vuokran maksajasta:

• Perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus, yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet).
• Tilojen varaamiseen ja asiakkuuden alkamiseen liittyviä tietoja, kuten asiakasnumero ja vuokratilan tarvetta koskevat tiedot, kuten tilaisuuden luonne. Tapahtuman mukaan kaikki tai osa seuraavista: perustiedot, erityisruokavaliot, tapahtumassa otetut valokuvat.
• Vuokrasuhteeseen liittyviä tietoja, kuten vuokrasopimustiedot ja vuokraan liittyvät maksutiedot sekä pankkitilitiedot maksupalautuksia ja -korvauksia varten sekä asuntokohtaiset veden- ja sähkönkulutustiedot.
• Asiakkuuteen liittyvät viestit ja muu yhteydenpito.
• Vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot ja maksuhistoria.
• Asunnon hakemiseen ja asiakkuuden alkamiseen liittyvät tiedot, mm. asiakasnumero, samassa taloudessa asuvien henkilöiden nimet ja syntymäajat, tiedot vajaavaltaisuudesta ja edunvalvonnasta, työsuhteeseen ja ammattiin liittyviä tietoja, asunnon tarvetta koskevia tietoja sekä luottotiedot.

Henkilötietojen siirrot ja luovutukset, luovutukset EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille rekisterinpitäjille. Asukastyytyväisyyskyselyn osalta tietojen käsittelyyn osallistuu IRO Research, joka on sitoutettu henkilötietojen asianmukaiseen käsittelyyn.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Henkilötietojen poisto

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, tai niin kauan kuin laki ja säännökset sitä edellyttävät. Esimerkkejä henkilötietojen poistoajoista:

• Vuokralaisista tallennetut henkilötiedot poistetaan, kun tietoja ei enää tarvita, kuitenkin viimeistään kuuden vuoden kuluttua sopimuksen päättymisvuoden lopusta lukien.
• Vuokrahuoneistojen hakijoista (pois lukien asukkaiksi valitut henkilöt) tallennetut tiedot poistetaan kolmen kuukauden kuluttua asuntohakukierroksen päättymisestä, kun vuokrasopimukset on allekirjoitettu.
• Tiedot muista huoneistossa asuvista henkilöistä poistetaan viimeistään kuuden kuukauden kuluttua siitä, kun rekisterinpitäjä on saanut tiedon henkilön poismuutosta.
• Tiedot kokous-, juhla- ja tapahtumatilojen varaajista poistetaan 13 kuukauden kuluttua vastaanotetusta peruutusilmoituksesta, mikäli varaus peruutetaan ennen varausmaksun suoritusta tai 13 kuukautta tapahtuman jälkeen.
• Asukastyytyväisyyskyselyn tiedot säilytetään 24 kuukautta.
• Asiakastyytyväisyyskyselyn tiedot säilytetään arvonnan ajan.
• Kriisi- ja häiriöviestintään liittyvät yhteystiedot poistetaan viimeistään kuukauden kuluttua siitä, kun asukas on muuttanut pois.

Rekisteröidyn oikeudet

• Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojansa vai ei.
• Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös käsiteltävästä henkilötiedosta.
• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan virheellisiä henkilötietojaan.
• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot, kun käsittely perustuu suostumukseen.
• Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun se perustuu oikeutettuun etuun.
• Rekisteröidyillä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
• Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiasta valitus valvontaviranomaiselle.

Tietoturva

Tietoaineisto on suojattu pääsynhallinnan keinoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalinen aineisto sijaitsee kulunvalvonnalla suojatuissa, lukituissa tiloissa. Henkilötietoja pääsevät käsittelemään vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt. Rekisterin sisältämien tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen perusteella. Tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen perusteella.

Selosteen muuttaminen ja yhteydenottokanava

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä osoitteeseen tietosuoja@suomenlinna.fi tai numeroon 0295 338 300. Rekisteröidyn on pyydettäessä osoitettava henkilöllisyytensä asian käsittelyn yhteydessä.

Tietopyynnöt tehdään joko kirjeenä osoitteeseen Suomenlinnan hoitokunta, kirjaamo, Suomenlinna C40, 00190 Helsinki tai sähköpostilla osoitteeseen tietosuoja@suomenlinna.fi.

Lisätietoa tietopyynnöistä: Tietopyynnöt – Suomenlinnan hoitokunta (slhk.fi) KORJAA LINKKI

Tietosuojaseloste

 1 Rekisterin nimi

Kuvamateriaalin käyttö- ja julkaisuluvan henkilörekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Suomenlinnan hoitokunta
Suomenlinna C 40, 00190 Helsinki

Puhelin (vaihde): 0295 338 300,
Sähköposti: kirjaamo(a)suomenlinna.fi

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Kati Manner, Viestintäkoordinaattori
Suomenlinna C 40, 00190 Helsinki
Puhelin (vaihde): 0295 338 300,

sähköpostit:
kati.manner(a)suomenlinna.fi

4 Tietosuojavastaava

Yhteystiedot: Puhelin (vaihde) 0295 338 300, tietosuoja(a)suomenlinna.fi

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään siltä osin kuin se on välttämätöntä kuvamateriaalin käyttö- ja julkaisuluvan varmistamiseksi.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus.
Henkilötietoja voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin:
Kuvamateriaalia käytetään Suomenlinnan hoitokunnan tuottamassa viestintämateriaalissa.
Muita henkilötietoja käytetään todentamaan kuvamateriaalin käyttö- ja julkaisuluvan antaminen Suomenlinnan hoitokunnalle.

6 Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja:
Perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet).
Valokuvien arkistointiin liittyvät tiedot kuten kuva, sen ottamisen aika ja paikka.

7 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin kuvamateriaali on hoitokunnan käytössä.

8 Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään.

9 Tietojen siirto, luovuttaminen ja vastaanottajat

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

10 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.

11 Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoaineisto on suojattu pääsynhallinnan keinoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalinen aineisto sijaitsee kulunvalvonnalla suojatuissa, lukituissa tiloissa. Henkilötietoja pääsevät käsittelemään vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt.

Rekisterin sisältämien tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen perusteella.

12 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

13 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.
Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan virheellisiä henkilötietojaan.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää poistamaan henkilötietojaan, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun se perustuu oikeutettuun etuun.
Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa rekisterinpitäjälle tämän selosteen kohdassa 15 kuvatulla tavalla.
Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

14 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa kuvamateriaalin käyttöön milloin vain olemalla yhteydessä kohdassa 3 kerrottuun tahoon.

15 Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön. Yhteystiedot löytyvät tämän selosteen kohdasta 3.

Rekisteröidyn on pyydettäessä osoitettava henkilöllisyytensä asian käsittelyn yhteydessä.

16 Muu informaatio

Tämä tietosuojaseloste on nähtävillä viraston verkkosivuilla osoitteessa LISÄÄ LINKKI

Tietosuojaseloste

 1 Rekisterin nimi

Rakennustyömailla työskentelevien henkilörekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Suomenlinnan hoitokunta
Suomenlinna C 40, 00190 Helsinki

Puhelin (vaihde): 0295 338 300,
Sähköposti: kirjaamo(a)suomenlinna.fi

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Heikki malinen, Rakennusmestari
Suomenlinna C 40, 00190 Helsinki
Puhelin (vaihde): 0295 338 300,

sähköpostit:
heikki.malinen(a)suomenlinna.fi

4 Tietosuojavastaava

Yhteystiedot: Puhelin (vaihde) 0295 338 300, tietosuoja(a)suomenlinna.fi

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään siltä osin kuin se on välttämätöntä yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevien työntekijöiden, itsenäisten työnsuorittajien, työnantajien ja vuokratyön teettäjien lakisääteisten tietojen ilmoittamiseksi Verohallinnolle veromenettelystä annetun lain (1995/1558) 15 b §:n mukaisesti.
Lisäksi henkilötietoja käsitellään työturvallisuuden varmistamiskeksi siltä osin, kun työturvallisuuslain (738/2002) 52 §:ssä velvoitetaan.
Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisiin velvoitteisiin.

6 Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevistä työntekijöistä, itsenäisistä työnsuorittajista, työnantajista ja vuokratyön teettäjistä:

Yksilöinti- ja yhteystiedot

• nimi
• syntymäaika
• veronumero
• kotivaltio
• työsuhteen laatu
• työnantajan nimi ja y-tunnus
• työnantajan yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero
• työmalla työskentelyaika

7 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot poistetaan, kun tietoja ei enää tarvita, kuitenkin viimeistään kuuden vuoden kuluttua rakennustyömaan valmistumisvuoden päättymisestä lukien.

8 Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään työmaan työntekijöiltä, heidän työnantajiltaan sekä itsenäisiltä työnsuorittajilta.

9 Tietojen siirto, luovuttaminen ja vastaanottajat

Tiedot luovutetaan kuukausittain Verohallinnolle. Tiedot voidaan luovuttaa myös työsuojelutarkastajille tarkastusten yhteydessä.

10 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.

11 Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoaineisto on suojattu pääsynhallinnan keinoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalinen aineisto sijaitsee kulunvalvonnalla suojatuissa, lukituissa tiloissa. Henkilötietoja pääsevät käsittelemään vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt.

Rekisterin sisältämien tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen perusteella.

12 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

13 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.
Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan virheellisiä henkilötietojaan.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää poistamaan henkilötietojaan, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun se perustuu oikeutettuun etuun.
Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa rekisterinpitäjälle tämän selosteen kohdassa 15 kuvatulla tavalla.
Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

14 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

15 Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön. Yhteystiedot löytyvät tämän selosteen kohdasta 3.

Rekisteröidyn on pyydettäessä osoitettava henkilöllisyytensä asian käsittelyn yhteydessä.

16 Muu informaatio

Tämä tietosuojaseloste on nähtävillä viraston verkkosivuilla osoitteessa LISÄÄ LINKKI

Tietosuojaseloste

 1 Rekisterin nimi

Tapahtumien hallinnoinnin ja vapaaehtoistyön henkilörekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Suomenlinnan hoitokunta
Suomenlinna C 40, 00190 Helsinki

Puhelin (vaihde): 0295 338 300,
Sähköposti: kirjaamo(a)suomenlinna.fi

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Aino Osola, Rakennusmestari
Suomenlinna C 40, 00190 Helsinki
Puhelin (vaihde): 0295 338 300,

sähköpostit:
aino.osola(a)suomenlinna.fi

4 Tietosuojavastaava

Yhteystiedot: Puhelin (vaihde) 0295 338 300, tietosuoja(a)suomenlinna.fi

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään siltä osin kuin se on välttämätöntä tapahtumien hallinnoinnin ja vapaaehtoistoiminnan toteuttamiseksi.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Suomenlinnan hoitokunnan oikeutettu etu.

Henkilötietoja voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin:

• tapahtumien ja vapaaehtoistoiminnan hallinnointi
• tapahtumien ja vapaaehtoistoiminnan viestintä
• tapahtuminen ja vapaaehtoistoiminnan markkinointi
• vapaaehtoisuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvä suhteen hoito, seuranta, analysointi, tilastointi kehittäminen ja segmentointi

6 Rekisterin tietosisältö

Tapahtumasta riippuen kaikki tai osa seuraavista: nimi, syntymävuosi, yhteystiedot (puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, postiosoite), erityisruokavalio, valokuvat jotka otettu tapahtumista.
Lisäksi, jos kyseessä vapaaehtoistoimintaan liittyvä tapahtuma:

• vapaaehtoisuuden alkamis- ja päättymisajankohta
• osallistuminen toimintaan
• osallistuminen koulutuksiin
• sosiaalisen median käyttäjätilin tiedot vapaaehtoistoiminnan suljettuihin ryhmiin liittämisen mahdollistamiseksi (tässä yhteisrekisterinpitäjänä toimii Facebook Irlanti, joka vastaa pääasiallisesti tietosuojalainsäädännön noudattamisesta ja tietoturvallisuuden sekä rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta palvelussa, lisätietoja www.facebook.com/privacy/)

7 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Tapahtumaviestintään liittyvät tiedot poistetaan viimeistään kuukauden kuluttua tapahtuman päättymisestä.
Vapaaehtoistoimintaan liittyvät henkilötiedot poistetaan seitsemän kuukauden kuluttua vapaaehtoistoiminnan päättymisestä.

8 Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään.

9 Tietojen siirto, luovuttaminen ja vastaanottajat

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

10 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.

11 Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoaineisto on suojattu pääsynhallinnan keinoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalinen aineisto sijaitsee kulunvalvonnalla suojatuissa, lukituissa tiloissa. Henkilötietoja pääsevät käsittelemään vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt.

Rekisterin sisältämien tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen perusteella.

12 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

13 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.
Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan virheellisiä henkilötietojaan.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää poistamaan henkilötietojaan, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun se perustuu oikeutettuun etuun.
Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa rekisterinpitäjälle tämän selosteen kohdassa 15 kuvatulla tavalla.
Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

14 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

15 Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön. Yhteystiedot löytyvät tämän selosteen kohdasta 3.

Rekisteröidyn on pyydettäessä osoitettava henkilöllisyytensä asian käsittelyn yhteydessä.

16 Muu informaatio

Tämä tietosuojaseloste on nähtävillä viraston verkkosivuilla osoitteessa LISÄÄ LINKKI

Tietosuojaseloste

 1 Rekisterin nimi

Valtiolle.fi -ratkaisun henkilörekisteri

2 Rekisterinpitäjä

SLHK: Suomenlinna C 40, 00190 Helsinki

Palkeet: Kauppakatu 40, 80100 Joensuu

SLHK: Puhelin (vaihde) 0295 338 300, sähköposti kirjaamo(a)suomen-linna.fi

Palkeet: Puhelinvaihde 02955 62000

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Mia Schauman, henkilöstöasiantuntija
Suomenlinna C 40, 00190 Helsinki
Puhelin (vaihde): 0295 338 300,

sähköpostit:
nia.schauman(a)suomenlinna.fi

4 Tietosuojavastaava

Yhteystiedot: Puhelin (vaihde) 0295 338 300, tietosuoja(a)suomenlinna.fi

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Toimimme Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen kanssa yhteisrekisterinpitäjinä Valtiolle.fi-tietojärjestelmissä olevien henkilötietojen osalta. Yhteisrekisterinpitoon liittyvät vastuut on määritelty Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta annetussa laissa, sen mukaan:

• Palvelukeskus vastaa tehtävien ja palvelujen tuottamisessa tarvittavien tietojärjestelmien teknisestä toiminnasta ja siihen liittyvistä asioista, mm. käytettävyydestä, tietojen eheydestä, suojaamisesta ja säilyttämisestä
• Me työnantajana vastaamme muista rekisterinpitäjälle kuuluvista vastuista kuten sinun informoimisesta ja toimimme yhteyspisteenäsi kun haluat käyttää rekisteröidylle kuuluvia oikeuksia, esimerkiksi oikaista tietojasi tai tietää mitä tietoja sinusta käsitellään

6 Rekisterin tietosisältö

Valtiolle.fi järjestelmässä käsitellään Suomenlinnan hoitokunnan työntekijöiden sekä Suomenlinnan hoitokunnan työpaikkoja hakeneiden tietoja.
Hakemuksiin liittyvät tiedot: hakijan yksilöintitiedot (nimi, osoite, puhelin, sukupuoli, syntymäaika, sähköpostiosoite, maa, maakunta, kunta), hakijan hakemuksessa esittämät tiedot itsestään, esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset, hakijan ilmoittamat suosittelijat, muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot. Kansalaisuus on ilmoitettava, kun rekrytointiin sovelletaan virkamieslain 7 pykälää.
Hakijan käyttäjätiedot: etunimi, sukunimi, sukupuoli, syntymäaika, osoite, postinumero, postitoimipaikka, sähköpostiosoite, maa, maakunta, kunta. Rekrytointijärjestelmää käyttävän henkilön käyttäjätiedot ovat vastaavat. Lisäksi henkilön Kieku-henkilönumero tallennetaan tarvittaessa käyttäjätietoihin.

7 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Rekrytointeihin kohdistetut hakemukset poistuvat hakijan profiilista kaksi-toista kuukautta rekrytointiprosessin päättämisen jälkeen. Avoimet hake-mukset poistuvat hakijan profiilista kahdentoista kuukauden kuluttua viimei-sen tallennuksen jälkeen.

Hakijan käyttäjätiedot poistetaan niiden oltua vuoden käyttämättä. Ennen poistoa hakijalle ilmoitetaan asiasta. Hakija voi myös itse poistaa käyttäjä-tietonsa tekemällä pyynnön Valtiolle.fi-järjestelmästä. Rekrytointijärjestelmään käyttävän henkilön käyttäjätiedot passivoidaan/poistetaan henkilöstöasiantuntijan tekemän poistopyynnön perusteella viimeistään silloin kun rekrytoijan työ/virkasuhde päättyy.

8 Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan työnhakijoilta itseltään. Hakijan erillisellä suostumuksella työnhaun kannalta tarpeellisia tietoja voidaan hankkia muista tietolähteistä ja tallentaa Valtiolle.fi-järjestelmään.

9 Tietojen siirto, luovuttaminen ja vastaanottajat

Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa tai rekisterinpitäjän suostumuksella. Hake-musasiakirjat ovat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL, 621/1999) tarkoittamia julkisia asiakirjoja, joita annetaan nähtäväksi pyydettäessä. Salassa pidettävää on vain erikseen sellaiseksi säädetty asia, josta säädetään lain 24 §:ssä. Julkisia asiakirjoja luovutetaan pyydet-täessä JulkL:n 13 § ja 16 §:n edellytysten mukaisesti. Salassa pidettäviä tietoja annetaan nähtäväksi ja luovutetaan vain 1) asianomaisen suostumuksella, 2) asianosaiselle tai 3) lakiin perustuvan oikeuden nojalla.

10 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11 Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoaineisto on suojattu pääsynhallinnan keinoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalinen aineisto sijaitsee kulunvalvonnalla suojatuissa, lukituissa tiloissa. Henkilötietoja pääsevät käsittelemään vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt.

Rekisterin sisältämien tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen perusteella.

12 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

13 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, jos:

• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
• käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi

Mikäli Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, rajoitetaan niiden käsittelyä ajaksi, jonka kuluessa Rekisterinpitäjä varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa rekisterinpitäjälle tämän selos-teen kohdassa 15 kuvatulla tavalla.
Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojaan ole käsitelty lainmukaisesti, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

14 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

15 Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön. Yhteystiedot löytyvät tämän selosteen kohdasta 3.

Rekisteröidyn on pyydettäessä osoitettava henkilöllisyytensä asian käsittelyn yhteydessä.

16 Muu informaatio

Tämä tietosuojaseloste on nähtävillä viraston verkkosivuilla osoitteessa LISÄÄ LINKKI

Tietosuojaseloste

 1 Rekisterin nimi

Asuntovuokrauksen asiakasrekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Suomenlinnan hoitokunta
Suomenlinna C 40, 00190 Helsinki

Puhelin (vaihde): 0295 338 300,
Sähköposti: kirjaamo(a)suomenlinna.fi

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Sini Linjala, Kiinteistösihteeri
Suomenlinna C 40, 00190 Helsinki
Puhelin (vaihde): 0295 338 300,

sähköpostit:
sini.linjala(a)suomenlinna.fi

4 Tietosuojavastaava

Yhteystiedot: Puhelin (vaihde) 0295 338 300, tietosuoja(a)suomenlinna.fi

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään siltä osin kuin se on välttämätöntä asiakassuh-teen toteuttamiseksi asuntojen vuokraustoiminnassa ja kiinteistöjen yllä-pidossa. Rekisterin henkilötietoja pidetään asuinhuoneiston vuokrauksesta annetun lain (1995/481) mukaisten vuokralaisen ja vuokranantajan oikeuksien ja velvollisuuksien mahdollistamiseksi, toteuttamiseksi ja turvaamiseksi.
Henkilötietoja voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin, jolloin oikeusperusteena toimii rekisterinpitäjän oikeutettu etu:

• asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely
•  asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely
• kriisi- ja häiriöviestinnän toteuttaminen asukkaille

6 Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja vuokrahuoneiston hakijoista, vuokralaisista ja kanssavuokralaisista, muista huoneistossa asu-vista henkilöistä, vuokran maksajasta ja takaajasta sekä asuntoja aiemmin vuokranneista henkilöistä:
Perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus, yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet).
Asunnon hakemiseen ja asiakkuuden alkamiseen liittyvät tiedot, kuten

• asiakasnumero
• kaikkien samassa taloudessa asuvien henkilöiden nimi ja syntymäaika
• tieto vajaavaltaisuudesta ja mahdollisesta edunvalvonnasta
• tiedot ammatista ja työsuhteesta (työssäkäynti, työsuhteen kesto, laatu)
• asunnon tarvetta koskevat tiedot kuten tiedot nykyisestä asunnosta
• luottotiedot

Vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot, kuten

• vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot ja maksuhistoria, vuokravakuustiedot
• asuntokohtaiset veden- ja sähkönkulutustiedot
• asiakkuuteen liittyvät viestit ja muu yhteydenpito
• asumiseen liittyvät päätökset ja toimenpiteet
• pankkitilitiedot maksupalautuksia, korvauksia tai vakuuden palautuksia varten

7 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Ilmoituskanavien kautta tulevat tiedot poistetaan viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, ellei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä ilmoittajansuojelulaissa tai muussa laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Henkilötiedot, joilla ei selvästi olisi merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Webropol Oy säilyttää varmistuksia kaksi viikkoa.

8 Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään ilmoituskanavaan tai turvaviestillä tehdyistä ilmoituksista sekä ilmoituksen kohteen selvittelyn yhteydessä Suomenlinnan hoitokunnan sisäisistä tietolähteistä, kuten asiaan mahdollisesti liittyviltä henkilöiltä ja tarvittaessa IT-järjestelmien tietoja hyödyntäen.

9 Tietojen siirto, luovuttaminen ja vastaanottajat

Suomenlinnan hoitokunnassa ilmoituskanavan kautta vastaanotettujen ilmoitusten käsittelystä vastaa erikseen nimetty ilmoitusten käsittelytiimi. Lisäksi ilmoituksen käsittelyyn saattaa osallistua rajattu määrä muita tapauksen käsittelyn kannalta välttämättömiä asiantuntijoita sekä viraston sisäisestä tarkastuksesta vastaava virkamies. Jos joku on esteellinen, hän ei osallistu ilmoituksen käsittelyyn. Ohjeissa ilmoituskanavan käyttöön löytyy tiedot, ketkä ovat Suomenlinnan hoitokunnan käsittelytiimin jäseniä.

Ilmoittajansuojelulain mukaan ilmoituksen käsittelyyn nimetty henkilö saa antaa tiedon ilmoittajan ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi nimetylle muulle henkilölle, jos tiedon antaminen on välttämätöntä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi.

Lisäksi hän saa antaa vastaavat tiedot, jos tiedon antaminen on tarpeen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä varten, esitutkintaviranomaiselle rikosten ennalta estämistä, paljastamista, selvittämistä ja syyteharkintaan saattamista varten, syyttäjälle syyttäjälaitoksesta annetun lain (32/2019) 9 §:ssä säädettyjen tehtävien suorittamista varten tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tuomioistuinkäsittelyssä, tuomioistuimen ulkopuolisessa oikeudellisessa menettelyssä tai hallinnollisessa menettelyssä. Ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö Suomenlinnan hoitokunnassa ilmoittaa ilmoittajalle etukäteen hänen henkilöllisyytensä ilmaisemisesta, jollei tällainen tieto vaaranna asiaan liittyvää ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä, esitutkintaa tai oikeudenkäyntiä.

Ilmoituskanavana käytetään Webropolin tarjoamaa ja ylläpitämää palvelua. Webropolin työntekijöillä ei ole pääsyä kanavassa oleviin ilmoituksiin ilman Suomenlinnan hoitokunnan nimenomaista suostumusta. Webropolin yleinen tietosuojaseloste osoitteessa https://webropol.fi/tietosuojaseloste/.

10 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.

11 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti.

Pääsy tietojärjestelmissä käsiteltäviin tietoihin on vain rekisterinpitäjän erikseen nimeämillä ja valtuuttamilla henkilöillä. Käyttöoikeuksien ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti.

Tietoverkko ja päätelaitteet, joissa rekisteri sijaitsee, on suojattu teknisin toimenpitein.

12 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

13 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Rekisteröidyn yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaista oikeutta tutustua tietoihin voidaan rajoittaa ilmoittajansuojelulain nojalla ilmoitettujen henkilötietojen osalta, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Jos vain osa rekisteröityä koskevista tiedoista on sellaisia, että ne jäävät em. tarkoitetun oikeuden ulkopuolelle, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut häntä koskevat tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa em. rajoituksen syyt ja pyytää muiden tietojen pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain (1050/2018) 34 §:n 3 ja 4 momentin mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa hänestä rekisteröityjä tietoja vain rajoitetusti (ks. tämän tietosuojaselosteen kohta 12) sekä ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvien että muiden väärinkäytösilmoitusten osalta. Jos rekisteröidylle voidaan luovuttaa tällaisia muita häntä koskevia tietoja ilmoituksen käsittelyä ja tutkintaa vaarantamatta, voi rekisteröity pyytää näiden tietojen oikaisua tai poistamista.

Ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvien ilmoitusten osalta Suomenlinnan hoitokunta käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi eikä rekisteröidyllä ole oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä.
Tietosuoja-asetuksen 18 artiklaa rekisteröidyn oikeudesta käsittelyn rajoittamiseen ei sovelleta ilmoittajansuojelulaissa tarkoitettuun henkilötietojen käsittelyyn.

Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa rekisterinpitäjälle tämän selosteen kohdassa 15 kuvatulla tavalla.

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

14 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

15 Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön. Yhteystiedot löytyvät tämän selosteen kohdasta 3.

Rekisteröidyn on pyydettäessä osoitettava henkilöllisyytensä asian käsittelyn yhteydessä.

16 Muu informaatio

Tämä tietosuojaseloste on nähtävillä viraston verkkosivuilla osoitteessa LISÄÄ LINKKI

Tietosuojaseloste

 1 Rekisterin nimi

Viestinnän sidosryhmien henkilörekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Suomenlinnan hoitokunta
Suomenlinna C 40, 00190 Helsinki

Puhelin (vaihde): 0295 338 300,
Sähköposti: kirjaamo(a)suomenlinna.fi

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Kati Manner, Viestintäkoordinaattori
Suomenlinna C 40, 00190 Helsinki
Puhelin (vaihde): 0295 338 300,

sähköpostit:
kati.manner(a)suomenlinna.fi

4 Tietosuojavastaava

Yhteystiedot: Puhelin (vaihde) 0295 338 300, tietosuoja(a)suomenlinna.fi

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään siltä osin kuin se on välttämätöntä sidosryhmäviestinnässä tai sidosryhmäyhteistyön hoidossa, analysoinnissa tai parantamisessa.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilötietoja voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin:

• sidosryhmäviestintä hoitokunnan viestintäkanavissa

6 Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja:

• Perustiedot: kuten nimi, organisaatio, tehtävänimike ja yhteystiedot(postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet).

7 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin hoitokunnan ja rekisteröidyn tahon
välinen sidosryhmäsuhde jatkuu.

8 Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään.

9 Tietojen siirto, luovuttaminen ja vastaanottajat

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

10 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.

11 Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoaineisto on suojattu pääsynhallinnan keinoin ja tarvittavin muin tietoturvan
toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalinen
aineisto sijaitsee kulunvalvonnalla suojatuissa lukituissa tiloissa. Henkilötietoja
pääsevät käsittelemään vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt.

Rekisterin sisältämien tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen
määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen
ohjeistuksen perusteella.

12 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

13 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on
oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä
henkilötiedoista.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai
poistamaan henkilötietojaan.
Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
tai pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa rekisterinpitäjälle tämän selosteen
kohdassa 15 kuvatulla tavalla.
Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista,
hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle

14 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

15 Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön. Yhteystiedot löytyvät tämän selosteen kohdasta 3.

Rekisteröidyn on pyydettäessä osoitettava henkilöllisyytensä asian käsittelyn yhteydessä.

16 Muu informaatio

Tämä tietosuojaseloste on nähtävillä viraston verkkosivuilla osoitteessa LISÄÄ LINKKI

Tietosuojaseloste

 1 Rekisterin nimi

Kameravalvonnan henkilörekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Suomenlinnan hoitokunta
Suomenlinna C 40, 00190 Helsinki

Puhelin (vaihde): 0295 338 300,
Sähköposti: kirjaamo(a)suomenlinna.fi

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Oskari Reipas, tekninen isännöitsijä
Suomenlinna C 40, 00190 Helsinki
Puhelin (vaihde): 0295 338 300
sähköpostit: valvomo(at)suomenlinna.fi

4 Tietosuojavastaava

Puhelin (vaihde) 0295 338 300, tietosuoja(a)suomenlinna.fi

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kameravalvonnan tarkoituksena on suojata omaisuuta, ennaltaehkäistä rikoksia ja auttaa tapahtuneiden rikosten selvittämisessä. Lisäksi valvonnalla varmistetaan ja lisätään Suomenlinnan hoitokunnan työntekijöiden, asiakkaiden ja vieraiden turvallisuutta. Työntekijän pyynnöstä valvontaa voidaan kohdistaa myös työntekijöiden etujen ja oikeuksien varmistamiseen.

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) 16 §:n 1 momentin mukaisesti työnantaja saa toteuttaa jatkuvasti kuvaa välittävän tai kuvaa tallentavan teknisen laitteen käyttöön perustuvaa valvontaa (kameravalvonta) käytössään olevissa tiloissa työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi, omaisuuden suojaamiseksi tai tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvomiseksi sekä turvallisuutta, omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi tai selvittämiseksi.

Lisäksi työnantajalla on oikeus käyttää rekisterin tietoja yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lajin 17 §:n 2 momentin 1-3 kohdissa yksilöidyissä tilanteissa työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, naisten j amisten välisestä tasa-arvosta annetussa laissa (609/1986) tarkoitetun häirinnän tai ahdistelun taikka työturvallisuuslaissa (738/2002) tarkoitetun häirinnän ja epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi ja toteennäyttämiseksi sekä työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittämiseksi.

6 Rekisterin tietosisältö

Teknisen kameravalvonnan piiriin kuuluvissa tiloissa ja piha-alueilla syntynyt valvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden kuvaama kuva- ja ääniaineisto mukaan lukein tallennusaika- ja paikka.

7 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot hävitetään heti, kun ne eivät enää ole tarpeen kameravalvonnan toteuttamiseksi ja viimeistään vuoden kuluttua tallentamisen päättymisestä.

8 Säännönmukaiset tietolähteet

Tallentavaan valvontakamerajärjestelmään kuuluvien kameroiden välittämä kuva- ja ääniaineisto.

9 Tietojen siirto, luovuttaminen ja vastaanottajat

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

10 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.

11 Rekisterin suojauksen periaatteet

Tallenteet on suojattu pääsynhallinnan keinoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalinen aineisto sijaitsee kulunvalvonnalla suojatuissa, lukituissa tiloissa. Henkilötietoja pääsevät käsittelemään vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt.

Rekisterin sisältämien tietojen säilyttäminen arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen perusteella.

12 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

13 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan.

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä tai pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa rekisterinpitäjälle tämän selosteen kohdassa 15 kuvatulla tavalla.

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

14 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

15 Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön. Yhteystiedot löytyvät tämän selosteen kohdasta 3.

Rekisteröidyn on pyydettäessä osoitettava henkilöllisyytensä asian käsittelyn yhteydessä.

16 Muu informaatio

Tämä tietosuojaseloste on nähtävillä viraston verkkosivuilla osoitteessa LISÄÄ LINKKI

Tietosuojaseloste

 1 Rekisterin nimi

Väärinkäytösten ilmoituskanava (whistleblowing)

2 Rekisterinpitäjä

Suomenlinnan hoitokunta
Suomenlinna C 40, 00190 Helsinki

Puhelin (vaihde): 0295 338 300,
Sähköposti: kirjaamo(a)suomenlinna.fi

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jenni Sundberg, turvallisuusasiantuntija
Suomenlinna C 40, 00190 Helsinki
Puhelin (vaihde): 0295 338 300,

sähköpostit:
jenni.sundberg(a)suomenlinna.fi

4 Tietosuojavastaava

Yhteystiedot: Puhelin (vaihde) 0295 338 300, tietosuoja(a)suomenlinna.fi

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Whistleblowing-ilmoituskanavan ylläpito perustuu Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiiviin unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (EU 2019/1937) sekä kansalliseen lainsäädäntöön, jolla ilmoittajansuojelua toteutetaan (ilmoittajansuojelulaki, 1171/2022).
Ilmoituksen voi tehdä henkilö, joka työnsä yhteydessä havaitsee tai epäilee yleisen edun vastaista toimintaa. Ilmoituksia voivat tehdä Suomenlinnan hoitokunnan nykyiset työntekijät, entiset työntekijät ja erilaiset sidosryhmät kuten harjoittelijat, siistijät, vuokratyöntekijät, konsultit ym.

Ilmoituskanavan tarkoituksena on varmistaa, että Suomenlinnan hoitokunnassa noudatetaan ilmoittajansuojelulain 2 §:ssä tarkoitettua Euroopan unionin ja kansallista lainsäädäntöä.

Ilmoittajansuojelulain mukaan ilmoittajansuojelua sovelletaan ilmoituksiin, joissa ilmoitetaan rikoksista, rikkomuksista, väärinkäytöksistä tai muista teoista tai laiminlyönneistä, joita on pidettävä direktiivin liitteessä mainittujen Euroopan unionin asetusten tai kansallisten lakien rikkomisena seuraavilla lainsäädännön aloilla:

• julkiset hankinnat
•  rahoituspalvelut, rahanpesu ja terrorismin rahoituksen ehkäisy
• tuoteturvallisuus
• liikenneturvallisuus
• ympäristönsuojelu
• ydinturvallisuus
• elintarvikkeiden ja rehujen turvallisuus, eläinten terveys ja hyvinvointi
• kansanterveys
• kuluttajansuoja
• yksityisyyden ja henkilötietojen suoja sekä verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuus.

Ilmoituskanavaan tulevien ilmoitusten sisältämiä henkilötietoja sekä ilmoitusten tutkinnassa esille tulevia henkilötietoja käytetään mahdollisen väärinkäytösten selvittämiseksi ja ehkäisemiseksi.

Henkilötietojen käsittely perustuu Suomenlinnan hoitokunnan ilmoittajansuojelulain mukaiseen lakisääteiseen velvoitteeseen.

6 Rekisterin tietosisältö

Ilmoitus käsitellään aina luottamuksellisesti ja ilmoittajan henkilöllisyys on vain asiaa selvittävien tahojen tiedossa. Ilmoittajasta kerätään vähintään nimi, ja ilmoittajan yhteys/sidos Suomenlinnan hoitokuntaan. Ilmoittaja voi itse antaa itsestään myös enemmän henkilötietoja.

Tyypillisesti ilmoituksiin voi sisältyä henkilötietoja, esimerkiksi nimi ja yhteystiedot ilmoituksen kohteena olevasta henkilöstä sekä muista asiaan liittyvistä henkilöistä, kuten todistajista.

7 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Ilmoituskanavien kautta tulevat tiedot poistetaan viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, ellei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä ilmoittajansuojelulaissa tai muussa laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Henkilötiedot, joilla ei selvästi olisi merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Webropol Oy säilyttää varmistuksia kaksi viikkoa.

8 Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään ilmoituskanavaan tai turvaviestillä tehdyistä ilmoituksista sekä ilmoituksen kohteen selvittelyn yhteydessä Suomenlinnan hoitokunnan sisäisistä tietolähteistä, kuten asiaan mahdollisesti liittyviltä henkilöiltä ja tarvittaessa IT-järjestelmien tietoja hyödyntäen.

9 Tietojen siirto, luovuttaminen ja vastaanottajat

Suomenlinnan hoitokunnassa ilmoituskanavan kautta vastaanotettujen ilmoitusten käsittelystä vastaa erikseen nimetty ilmoitusten käsittelytiimi. Lisäksi ilmoituksen käsittelyyn saattaa osallistua rajattu määrä muita tapauksen käsittelyn kannalta välttämättömiä asiantuntijoita sekä viraston sisäisestä tarkastuksesta vastaava virkamies. Jos joku on esteellinen, hän ei osallistu ilmoituksen käsittelyyn. Ohjeissa ilmoituskanavan käyttöön löytyy tiedot, ketkä ovat Suomenlinnan hoitokunnan käsittelytiimin jäseniä.

Ilmoittajansuojelulain mukaan ilmoituksen käsittelyyn nimetty henkilö saa antaa tiedon ilmoittajan ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi nimetylle muulle henkilölle, jos tiedon antaminen on välttämätöntä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi.

Lisäksi hän saa antaa vastaavat tiedot, jos tiedon antaminen on tarpeen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä varten, esitutkintaviranomaiselle rikosten ennalta estämistä, paljastamista, selvittämistä ja syyteharkintaan saattamista varten, syyttäjälle syyttäjälaitoksesta annetun lain (32/2019) 9 §:ssä säädettyjen tehtävien suorittamista varten tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tuomioistuinkäsittelyssä, tuomioistuimen ulkopuolisessa oikeudellisessa menettelyssä tai hallinnollisessa menettelyssä. Ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö Suomenlinnan hoitokunnassa ilmoittaa ilmoittajalle etukäteen hänen henkilöllisyytensä ilmaisemisesta, jollei tällainen tieto vaaranna asiaan liittyvää ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä, esitutkintaa tai oikeudenkäyntiä.

Ilmoituskanavana käytetään Webropolin tarjoamaa ja ylläpitämää palvelua. Webropolin työntekijöillä ei ole pääsyä kanavassa oleviin ilmoituksiin ilman Suomenlinnan hoitokunnan nimenomaista suostumusta. Webropolin yleinen tietosuojaseloste osoitteessa https://webropol.fi/tietosuojaseloste/.

10 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.

11 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti.

Pääsy tietojärjestelmissä käsiteltäviin tietoihin on vain rekisterinpitäjän erikseen nimeämillä ja valtuuttamilla henkilöillä. Käyttöoikeuksien ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti.

Tietoverkko ja päätelaitteet, joissa rekisteri sijaitsee, on suojattu teknisin toimenpitein.

12 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

13 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Rekisteröidyn yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaista oikeutta tutustua tietoihin voidaan rajoittaa ilmoittajansuojelulain nojalla ilmoitettujen henkilötietojen osalta, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Jos vain osa rekisteröityä koskevista tiedoista on sellaisia, että ne jäävät em. tarkoitetun oikeuden ulkopuolelle, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut häntä koskevat tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa em. rajoituksen syyt ja pyytää muiden tietojen pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain (1050/2018) 34 §:n 3 ja 4 momentin mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa hänestä rekisteröityjä tietoja vain rajoitetusti (ks. tämän tietosuojaselosteen kohta 12) sekä ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvien että muiden väärinkäytösilmoitusten osalta. Jos rekisteröidylle voidaan luovuttaa tällaisia muita häntä koskevia tietoja ilmoituksen käsittelyä ja tutkintaa vaarantamatta, voi rekisteröity pyytää näiden tietojen oikaisua tai poistamista.

Ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvien ilmoitusten osalta Suomenlinnan hoitokunta käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi eikä rekisteröidyllä ole oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä.
Tietosuoja-asetuksen 18 artiklaa rekisteröidyn oikeudesta käsittelyn rajoittamiseen ei sovelleta ilmoittajansuojelulaissa tarkoitettuun henkilötietojen käsittelyyn.

Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa rekisterinpitäjälle tämän selosteen kohdassa 15 kuvatulla tavalla.

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

14 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

15 Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön. Yhteystiedot löytyvät tämän selosteen kohdasta 3.

Rekisteröidyn on pyydettäessä osoitettava henkilöllisyytensä asian käsittelyn yhteydessä.

16 Muu informaatio

Tämä tietosuojaseloste on nähtävillä viraston verkkosivuilla osoitteessa LISÄÄ LINKKI