Ilmoita väärinkäytöksestä
EU:n Whistleblower-direktiivin mukainen väärinkäytösten ilmoituskanava on otettu Suomenlinnan hoitokunnassa käyttöön 1.4.2023 alkaen. Hoitokunta on sitoutunut toimimaan vastuullisesti, noudattaen sisäisiä valvonta- ja toimintaperiaatteita. Jos kuitenkin havaitset epäkohtia, kannustamme kertomaan niistä meille.
Ilmoitusten käsittelyyn ja ilmoittajan suojaan vaikuttava lainsäädäntö
Ilmoittajansuojelulain mukaiset väärinkäytösilmoitukset
Ilmoittajansuojelulaki (1171/2022) tuli Suomessa voimaan 1. tammikuuta 2023. Lailla implementoitiin EU:n ilmoittajansuojeludirektiivi (EU 2019/1937) eli niin sanottu whistleblower-direktiivi. Lain tarkoituksena on varmistaa, että arkaluontoisista asioista voi ilmoittaa turvallisesti ja ilmoittajia suojellaan.
Ilmoittajansuojelulailla annetaan suojaa laissa määriteltyjen soveltamisalojen osalta ilmoittajalle, joka työnsä yhteydessä havaitsee tai epäilee yleisen edun vastaista toimintaa. Kyseessä voi olla esimerkiksi entiset ja nykyiset työntekijät sekä itsenäiset ammatinharjoittajat. Ilmoitus voi koskea muun muassa julkisia hankintoja ja henkilötietojen suojaa. Riittää, että ilmoittamishetkellä ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa rikkomista koskevan tiedon paikkansa pitävyyteen.
Ilmoittajansuojelulaki kieltää vastatoimet ilmoittajaa kohtaan. Esimerkiksi palvelussuhteen ehtoja ei voi heikentää tai palvelussuhdetta ei voi päättää ilmoituksen johdosta. Tahallisesta väärien tietojen ilmoittamisesta voi seurata vahingonkorvausvelvollisuus.
Muut yhteydenotot ja palautteet
Huomaathan, että hoitokunnan palveluita koskeva asiakaspalaute ei kuulu tähän ilmoituskanavaan. Ilmoituskanava on tarkoitettu ainoastaan ilmoittajansuojelulain soveltamisalojen väärinkäytösepäilyistä ilmoittamiseen.
Voit jättää meille muuta palautetta lähettämällä sähköpostia osoitteeseen kirjaamo@suomenlinna.fi. Jos olet asiakkaamme ja haluat ilmoittaa meihin kohdistuvasta väärinkäytösepäilystä, ilmoitus on tehtävä Oikeuskanslerinvirastolle.
Ilmoitus tehdään kirjallisesti, ensisijaisesti Suomenlinnan hoitokunnan väärinkäytösten ilmoituskanavassa täytettävällä lomakkeella, jonka kautta ilmoituksen tekeminen, lisätietojen pyytäminen ja muu mahdollinen viestintä sujuu tietoturvallisesti.
Suomenlinnan hoitokunnassa ei oteta vastaan nimettömiä ilmoituksia. Ilmoitukseen pääsy on ainoastaan käsittelytiimillä.
Tästä linkistä pääset tekemään ilmoituksen.
- Kuvaa tapahtuma tai väärinkäytös mahdollisimman tarkasti. Mitä yksityiskohtaisempi ilmoitus on, sitä paremmin tapausta pystytään tutkimaan.
- Kuvaa mahdollisimman tarkasti, mitä organisaation osaa ilmoitus koskee.
- Anna halutessasi tapahtuman päivämäärä ja kellonaika.
- Lopuksi voit lisätä ilmoitukseen liitetiedostoja
- Lähetä ilmoitus.
- Järjestelmä antaa salasanan, jolla voit kirjautua seurantasivulle katsomaan ilmoituksesi käsittelyä ja keskustelemaan käsittelijän kanssa. Pidä salasana tallessa, jotta pääset kirjautumaan seurantasivulla https://new.webropolsurveys.com/WB/Login
Muut ilmoitustavat
Tarvittaessa ilmoitus on mahdollista tehdä myös turvaviestillä käsittelytiimin jäsenelle. Tällainen tilanne voi tulla kysymykseen esimerkiksi silloin, jos ilmoitus koskee jotakin käsittelytiimin jäsentä. Mikäli ilmoitus koskee käsittelytiimin jäsentä, pyydä turvaviestiä sähköpostitse käsittelytiimin toiselta jäseneltä. Ilmoituksen voi tehdä vastaamalla turvaviestiin.
Ilmoittajansuojelulain 8 § mukaisissa tilanteissa ilmoituksen voi tehdä Oikeuskanslerin keskitetyn ilmoituskanavan kautta, esimerkiksi sellaisessa tapauksessa, että tehtyä ilmoitusta ei ole asianmukaisesti käsitelty sisäisessä ilmoituskanavassa 3 kuukauden määräajan sisällä.
Suomenlinnan hoitokunnassa on riippumaton käsittelytiimi, jonka tehtävänä on vastaanottaa, analysoida, tutkia, raportoida ja koordinoida ilmoitusten käsittelyä virastossa. Suomenlinnan hoitokunnan käsittelytiimissä ovat johtaja Ilari Kurri, hallintojohtaja Kirsi Moisander, turvallisuusasiantuntija Jenni Sundberg sekä henkilöstöasiantuntija Mia Schauman.
Käsittelijät varmistavat riippumattomuutensa. Esteellisenä asian käsittelyyn ei osallistuta. Tarvittaessa asian käsittelyyn otetaan mukaan OKM:n edustaja. Tällainen voi olla esimerkiksi tilanne, jossa ilmoitus koskee johtajaa.
Käsittelemme kaikki ilmoitukset hyvän hallinnon periaatteita noudattaen, luottamuksellisesti ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Ilmoittajan henkilötietoja ei paljasteta väärinkäytösilmoituksen kohteelle tai tutkinnan ulkopuolisille henkilöille.
Ilmoittajalle toimitetaan vastaanottovahvistus seitsemän päivän sisällä ilmoituksen vastaanottamisesta.
Tilannearvio
Käsittelytiimi tekee ilmoituksesta tilannearvion, muun muassa onko kyseessä ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluva ilmoitus tai ilmoituskanavaan kuulumaton ilmoitus esimerkiksi asiakaspalaute. Mikäli tilannearviossa selviää, että ilmoitus ei kuulu ilmoituskanavassa käsiteltäviin, ollaan ilmoittajaan yhteydessä ilmoituksen mahdollisesta siirtämisestä muuhun Suomenlinnan hoitokunnan käsittelyprosessiin tai toiselle ko. asiassa toimivallan omaavalle viranomaiselle. Mikäli ilmoitusta ei ole tarpeen siirtää, ilmoittajalle ilmoitetaan, ettei jatkotoimia suoriteta. Tilanne voi koskea esimerkiksi täysin puutteellista tai selkeästi aiheetonta ilmoitusta.
Jatkotoimenpiteiden arvio
Käsittelytiimi arvioi tarvittavan tutkinnan jatkotoimenpiteet, mikäli ilmoituksen on todettu kuuluvan ilmoituskanavaan kuuluvaksi väärinkäytösilmoitukseksi. Ilmoituksen käsittelyn aikana voidaan asiantuntijoiksi kutsua Suomenlinnan hoitokunnan muita työntekijöitä tai hoitokunnan ulkopuolisia asiantuntijoita tutkimaan asiaa. Ilmoittajaan ollaan tarvittaessa yhteydessä mahdollisten lisätietojen saamiseksi.
Tiedonanto ilmoittajalle
Käsittelytiimi antaa tiedon jatkotoimenpiteistä kolmen kuukauden kuluessa ilmoituksen vastaanottoilmoituksesta. Tieto toimenpiteistä annetaan siinä laajuudessa kuin se kolmen kuukauden aikarajan, salassapidon ja muut seikat huomioiden on mahdollista.
Käsittelyprosessin aikana yhteydenpito ilmoittajaan tapahtuu Suomenlinnan hoitokunnan ilmoituskanavan kautta. Jos ilmoitus on tehty turvaviestillä, yhteydenpito tapahtuu myös turvaviesteillä.
Tutkinnan tulokset
Tutkinnan perusteella jatkotoimenpiteistä ja niiden toimeenpanosta päättää Suomenlinnan hoitokunta työjärjestyksensä mukaisesti. Vaihtoehtoisesti voidaan todeta, että ilmoitus ei johda toimenpiteisiin. Korjaavat toimenpiteet voivat olla esimerkiksi henkilöstöhallinnollisia toimia, prosessien tai sisäisen valvonnan kehittämistä, rikosilmoituksen tekemistä tai muuta sellaista. Mahdollisuuksien mukaan ilmoittajalle voidaan ilmoittaa myös tutkinnan lopullisista tuloksista.
Tietosuojaselosteen löydät sivulta Tietoturva ja henkilötietojen käsittely.