Bokningsanvisningar, priser och villkor
På dessa sidor hittar du information om lokalpriser samt villkor och anvisningar för prissättning och uthyrning
Så här bokar du en mötes- eller evenemangslokal
- För att göra en preliminär bokning, använd gärna vår bokningskalender. Du hittar den via denna länk.
- Vi behandlar bokningsförfrågningar manuellt och i den ordning de kommer in. Till dem som har gjort en preliminär bokning skickar vi ett omfattande informationspaket som stöd för evenemangsarrangemangen. Den preliminära bokningen är giltig utan kostnad i två veckor, varefter den måste bekräftas eller annulleras.
- När vi har mottagit din bekräftelse på bokningen skickar vi en faktura på bokningsavgiften per post. Slutfakturan skickas cirka en månad före evenemanget och inkluderar även eventuella beställda tilläggstjänster.
Arrangören bör beakta att Sveaborg är både en levande stadsdel med invånare och evenemang, samt en populär sevärdhet med många turister under högsäsongen. Utomhusområdena avgränsas inte för kundens privata bruk.
Bokningsvillkor
Som ett betydande byggnadsmonument och en unik miljö erbjuder Sveaborg en minnesvärd inramning för möten och fester. Följande bokningsvillkor och anvisningar för hyrestagare har utarbetats för att bidra till ett lyckat evenemang, ökad trivsel och säkerhet för besökarna samt lugn för invånarna.
Den som hyr lokalen förbinder sig att följa dessa bokningsvillkor och anvisningar. Förvaltningsnämnden för Sveaborg har rätt att begära tilläggsinformation av hyresgästen gällande tillställningen. Förvaltningsnämnden har även rätt att inte godkänna en bokningsförfrågan eller att annullera en redan gjord bokning, om villkoren inte följs eller om det finns skäl att misstänka att lokalerna kommer att användas i strid med våra villkor.
På Sveaborg pågår ständigt olika restaureringsarbeten för att bevara fästningen, både utomhus och inomhus. Arbetena utförs med hänsyn till att inte störa kunderna. Restaureringsarbeten utanför festlokalen eller mindre arbeten inomhus påverkar inte hyrestiden eller hyresbeloppet.
Förvaltningsnämnden för Sveaborg hyr endast ut en lokal. Kunden själv ansvarar till exempel för att ordna catering. Mötes- och festlokalerna på Sveaborg kan endast hyras av personer som fyllt 18 år.
Som uthyrare av lokaler har Förvaltningsnämnden för Sveaborg ansvar för personskador eller andra skador på lös egendom enligt allmänna principer för skadeersättning.
Kunden ansvarar för en skada som han eller hon själv eller hans eller hennes gäster åsamkar på personer, byggnader, möbler eller annan utrustning i den hyrda mötes- eller festlokalen.
Skydd av lokaler och ytor
Alla byggnader i Sveaborg är skyddade enligt lagen om fornminnen. I Tenaljen von Fersen kan man hänga upp dekorationer på stängerna på väggarna. Även krokarna och takkroken i Pirunkirkko festsal kan användas för dekorering. Dekorationerna samt fästanordningarna ska tas ner efter tillställningen.
Man får inte fästa, tejpa eller hänga något på byggnadernas ytter- och innerväggar. Invändig dekorering av lokalerna är endast tillåten om det sker utan att väggytorna skadas. Det är absolut förbjudet att använda tejp, häftmassa eller liknande. Det är också absolut förbjudet att använda rökmaskin i alla lokaler.
Det är inte tillåtet att kasta ris, rosenblad, fjädrar, konfetti eller sprayserpentiner i eller utanför evenemangslokalerna. Även såpbubblor är förbjudna inomhus. Användningen av dessa produkter ökar städkostnaderna och lockar till sig fåglar och gnagare. Om sådana produkter har använts debiteras kunden för de extra städkostnaderna.
Kunden ansvarar för deltagarnas säkerhet och bevarandet av ordning i de lokaler som kunden hyr, på därtill hörande förbindelseleder och utomhusområden. I varje lokal finns en lokalspecifik utrymningskarta som hyrestagaren ska läsa.
Kunden ska se till att han eller hon har alla de myndighetstillstånd och försäkringar som evenemangets art kräver. Om arten av evenemang förutsätter det ska det göras en förhandsanmälan om evenemanget hos polisen eller räddningsmyndigheterna och kunden ansvarar för att det finns tillräckligt med ordningsvakter på evenemanget.
All slags eldhantering är förbjuden på Sveaborg. Det är inte tillåtet att använda marschaller utomhus och inte heller att tända ljus i lokalerna. Endast elektriska lyktor och elektriska ljus är tillåtna. Förbudet gäller även alla former av pyroteknik, rökmaskiner och tomtebloss. Det är förbjudet att ordna privata fyrverkerier på Sveaborg. Rökning är tillåten endast utomhus.
Det enda undantaget från den här regeln beviljas professionella cateringföretag när det gäller bränslegel för värmebad. Professionella cateringföretag får under övervakning använda värmebad som fungerar med bränslegel i serveringen. Användningen förutsätter att personalen är på plats under hela den tid som bränslegelen används. Om kunden själv har hand om måltiden kan endast värmebad som fungerar med el användas.
Festlokalernas kök är uppvärmningskök. All stekning är förbjuden. Spisfläkten ska kopplas på. Brandvarnarna i historiska lokaler är känsliga, och felaktig användning av köket kan orsaka brandalarm.
Om kunden inte uppfyller hyresvillkoren i anvisningarna och villkoren har Förvaltningsnämnden för Sveaborg rätt att i efterskott debitera kunden för avtalsbrott. Som avtalsbrott räknas bland annat överskridna hyrestider och besök av servicepersonal eller väktare vid larm i samband med störningar som kunden orsakar. Vid överträdelser i anslutning till brandsäkerheten, till exempel på grund av användning av levande ljus eller rökning, debiterar vi alltid minst 600 €.
Vid konferensbokningar
- Heldagsbokning: kl. 8.00–16.00 eller kl. 9.00–17.00
- Halvdagsbokning: 4 timmar mellan kl. 8.00 och 17.00
Vid festbokningar
- kl. 10.00–01.00
Tider för evenemangsbokningar enligt överenskommelse.
Alla tider som avviker från detta, samt extratimmar för konferenslokaler, måste avtalas separat med personalen för lokaluthyrning.
Larmet kopplas på automatiskt enligt dessa tider, med undantag för festlokaler efter kl. 02. Förberedelser inför tillställningen samt tömning av lokalen ska ske inom hyrestiden. Den sista färjan från Sveaborg avgår kl. 02, och då ska festlokalerna senast vara tomma. Det är inte tillåtet att övernatta i lokalerna.
Högljudd musik ska avslutas senast kl. 24 i festlokalerna Pirunkirkko festsal, Tenaljen von Fersen och Kvarnsalen, samt kl. 01 i Krutkällaren. I Tenaljen von Fersen ska dörrar och fönster vara stängda från kl. 22
Vid vistelse utomhus, musikspelning samt vid ihopackning och borttransport av föremål efter avslutat evenemang är det viktigt att mellan kl. 22.00 och 07.00 ta hänsyn till nattron för invånarna i närområdet. Bostädernas gårdar och de närliggande odlingslotterna är privata områden som hyrestagare av mötes- eller festlokaler inte har tillgång till.
Evenemangslokalerna inkluderar inte utomhusområden. All verksamhet utomhus på Sveaborg kräver tillstånd. Därför behöver arrangören till exempel tillstånd från Förvaltningsnämnden för Sveaborg för vigsel eller skålande utomhus. Den som hyr lokalen kan ansöka om tillstånd via e-post till tilavuokra@suomenlinna.fi. Matlagning eller att ta ut möbler till utomhusområden är inte tillåtet.
Hyran för lokalen består av en reservationsavgift och en slutavgift. När kunden bekräftar sin preliminära bokning blir bokningen bindande. Vi skickar en faktura för reservationsavgiften per post. Slutavgiften faktureras cirka en månad före tillställningen. För bokningar som görs senare än 45 dygn före tillställningen faktureras hela hyresavgiften på en gång. Förvaltningsnämnden för Sveaborg har rätt att annullera bokningen om betalningarna inte inkommit i sin helhet senast på förfallodagen.
Om kunden annullerar bokningen minst 6 månader före tillställningen, återbetalas 50 procent av reservationsavgiften. Vid avbokning mindre än 6 månader före tillställningen återbetalas inte reservationsavgiften.
Om kunden har betalat hela hyresavgiften – det vill säga både reservations- och slutavgiften – i förväg, och därefter avbokar bokningen minst en månad före tillställningen, återbetalas den erlagda slutavgiften. En administrationsavgift på 34 euro dras av från beloppet. I detta fall förlorar kunden reservationsavgiften. Vid avbokning senare än 30 dygn före tillställningen återbetalas inga avgifter
Hyrespriset för lokalerna inkluderar städning efter evenemanget. Kunden ansvarar för att ta med sig allt som tagits med in samt att lägga soporna i soppåsar och föra dem till sopkärlen.
För extra städning av lokaler som är anmärkningsvärt nedsmutsade debiteras kunden enligt vår vid tidpunkten gällande prislista (från 66 €/timme). För bortforsling av föremål och sopor som kunden lämnat kvar i lokalerna debiteras 160 euro. Detta gäller även kundförråd i lokalerna. För extra städning av omgivningen till följd av tillställningen debiteras kunden enligt vår vid tidpunkten gällande prislista (från 66 €/timme).
Vid störningssituationer som orsakats av kunden debiteras en avgift för fastighetsservicen enligt vår vid tidpunkten gällande prislista (från 102 €/timme).
Vill du veta mer om våra lokaler? Kontakta vår kundservice för evenemangslokaler via formuläret på vår webbplats. Klicka här för att komma till formuläret.