Vinkit kokouksen järjestäjälle

Tästä lähdetään liikkeelle

• Varaus vahvistetaan maksamalla tilavuokran varausmaksu tai koko tilavuokra.
• Tarvittavat tarjoilut tilataan suoraan valitsemaltanne palvelun­tarjoajalta tai Ehrensvärd-seuran kautta.

Huomioitavaa kokousta suunniteltaessa

• Tilan vuokra-aika on puolipäivä­varauksissa 4h ennalta sovitusti klo 8 – 17 välillä, ja kokopäivävarauksissa klo 9-17 tai 8-16. Mahdollisista poikkeuksista tai lisätunneista sovitaan erikseen tilavuokran henkilökunnan kanssa.
• Muutokset kalusteiden perusmuotoihin Pajasalin ja Tenalji von Fersenin osalta tilataan ennakkoon myynti­palvelulta, viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta.
• Tarkista lautta-aikataulut tai tilaa oma vesibussikuljetus
  • Siirry katsomaan lautan aikataulut.
  • Ryhmän ennakkoliput kaupungin lauttaliikenteeseen on tilattava ajoissa, kuitenkin viimeistään puolitoista viikkoa ennen kokousta.
  • Vesibussin ryhmälippu­varaukset voi tehdä suoraan liikennöitsijältä tai Ehrensvärd-seuran kautta osana muuta ohjelmaa. Siirry liikennöitsijän verkkosivuille.
• Tarvittaessa varataan autopaikka lautalta. Varaa autopaikka Suomenlinnan Liikenteeltä arkisin 9-12 välisenä aikana. Siirry Suomenlinnan liikenteen verkkosivuille.

Ennen kokousta

• Tarkista tilakohtainen varustetaso internetsivuilta tai myyntipalvelun henkilökunnalta.
• Varaa oma kannettava tietokone sekä muistiinpano­välineet mukaan kokouspäivää varten.
• Sovi avainkoodin saannista tai avainten noudosta ja palautuksesta tilavuokran henkilökunnan kanssa.

Kokouksen jälkeen

• Tarkista lähtiessä, että valot ja laitteet on sammutettu sekä tilan ulko-ovet, ikkunat ja wc-tilojen ovet (Tenalji von Fersenissä ja Ruutikellarissa) ovat lukossa.
• Palauta avaimet Suomenlinnan vierailijakeskukseen. Vierailijakeskus on avoinna kesäaikaan kello 10-18 ja talviaikaan klo 10-16.